best practice

Tekst: Mieke Zijlmans - Illustratie: Gemma Pauwels - Foto: Martijn Gijsbertsen

Werken vanuit huis was vóór de covid-pandemie uitzonderlijk. Inmiddels heeft het hele ziekenhuis ermee te maken. Tijd om heldere afspraken te maken over wat wel en niet wenselijk is. Individueel, en per team.

Thuiswerken betekende voor velen improviseren. Sommige medewerkers zaten met hun laptop aan tafel. Met kinderen die niet naar school mochten. Met partners die beeldvergaderingen hadden. En met halfslachtige gevoelens over wat geoorloofd was als je thuis werkt. Janssen: “Zo voelde ik me bezwaard als ik even buiten ging lopen om een frisse neus te halen.” Over dit soort behoeftes bleek gewoon te praten, met leidinggevende en collega’s. Conclusie in dit specifieke geval: een frisse neus is gezond, zo’n wandeling mag gewoon.

Toen medewerkers na de zwaarste lockdown weer op locatie mochten werken, besloot het ziekenhuis te polsen of er animo was dit hybride werken voort te zetten. “Het antwoord was: ja!” zegt Leonie van Amstel. Zij is projectleider HR en denkt mee over vragen en plannen rond hybride werken. Onder de term hybride werken valt méér dan zelf afwisselend thuis en op locatie werken. Het betekent bijvoorbeeld ook: jij werkt op locatie, je collega thuis. Of digitaal samenwerken met collega’s op de andere locatie. Van Amstel: “Medewerkers vonden het prettig gedeeltelijk thuis te werken. In tegenstelling tot altijd op locatie.” De Raad van Bestuur heeft vervolgens besloten hybride werken voort te zetten. “Eén van de argumenten is duurzaamheid: het aantal reisbewegingen wordt beperkt, dat is goed voor het milieu.”

Ferishta Raiez, teamleider bij het NICE-team: “Er is onder leidinggevenden soms scepsis over thuiswerken, maar als er wederzijds vertrouwen bestaat en er goede afspraken zijn, is het juist heel vruchtbaar. Wij werkten als enige team al vóór covid geregeld thuis: het komt de productiviteit ten goede omdat mensen beter kunnen focussen op hun werk.

Individuele afspraken
Bij het begin van covid had een subteam meteen de hele dag camera’s aan, die deelden virtueel één kantoor. Inmiddels zet iedereen van NICE bij de start van de werkdag de camera aan. “Voor mij als leidinggevende werkt dat ook goed”, zegt Raiez. “Ik kan dan zien hoe het met jou persoonlijk gaat, en het werk blijft gemonitord.” Het hele NICE-team binnen Klinische informatiekunde start tot op heden elke werkdag virtueel samen, tijdens één grote Teams-vergadering. Daardoor is bovendien de drempel laag voor individueel contact en vragen.

Nadeel van hybride werken is dat mensen het fysieke contact met collega’s missen. Raiez: “Natuurlijk zijn afspraken nodig. Ik, als leidinggevende, maak afspraken op individueel niveau: wat heb je nodig om thuis te kunnen werken? En tijdens werktijden moet je bereikbaar zijn. Maar er is ook ruimte voor flexibiliteit: geef aan wanneer je niet beschikbaar bent, misschien werk je geregeld ’s avonds.”

Amsterdam UMC zette met een aantal afdelingen een pilot op: om te bekijken wat hybride werken kan opleveren en welke afspraken nodig zijn. Het EvA Servicecentrum werkte mee aan de pilot. Het servicecentrum telt 160 medewerkers, onderverdeeld in teams. Voor al die mensen was vóór corona al nooit plaats op één locatie, medewerkers reisden heen en weer. Na corona is het hybride werken voortgezet. Nynke Venema is er adjunct-directeur: “Het is zó’n verademing dat het heen- en weergereis tussen locaties op dezelfde werkdag is gestopt. Inmiddels is de opkomst tijdens Teams-vergaderingen zelfs groter; er vergaderen meer zorgprofessionals mee omdat dat via Teams eenvoudiger is.” Dat is een winstpunt van de covid-periode, aldus Venema. “Ook dat er door het thuiswerken een betere balans is tussen werk en privé. Wel willen we maandelijkse meetings met alle 160 medewerkers organiseren, in een collegezaal. Ten behoeve van de verbinding. Je moet ervoor zorgen dat de teambuilding overeind blijft.”

Teamplan
Uit de pilots bleek dat er handvatten moesten komen voor afspraken over hybride werken, vertelt projectleider Van Amstel. Er is een individueel afsprakenformulier opgesteld voor degene die deels thuis wil werken. Je moet minimaal één dag per week op locatie aanwezig zijn. Er is overleg tussen leidinggevende en medewerker: is je werkplek wel geschikt? Medewerkers die meer dan twee dagen vanuit huis werken, kunnen bijvoorbeeld een laptop, beeldscherm en bureaustoel lenen. Van Amstel: “Daarnaast stelt elke afdeling een gezamenlijk teamplan op.” Daarin zijn thema’s opgenomen zoals bereikbaarheid als je thuis werkt, en de weekdagen dat mensen op locatie zijn. Van Amstel: “Welke dagen werkt wie online, wanneer is wie fysiek op locatie? En als je op teamniveau binding wilt houden, moet je niet allemaal op verschillende dagen op locatie werken, want dan zie je elkaar echt te weinig. Je moet niet alleen medewerker zijn, maar ook beschikbaar zijn als vraagbaak, of als coach.”

Voor thuiswerken zijn er nu regels en ondersteuning. Op locatie loopt nog niet alles op rolletjes. Onderzoeker Marie-José Roos: “Ook op de werkplek zijn goede faciliteiten nodig. Als je in Teams wilt vergaderen vanaf werkcomputers die je niet eerder hebt gebruikt, moet je het programma telkens opnieuw installeren. Die technologie kan beter.” En via Teams vergaderen in kantoorruimtes waarin meerdere mensen werken, levert overlast voor collega’s op. “De uitvoering van hybride werken op locatie heeft aandacht nodig,” bevestigt Van Amstel. Dat werken we nog verder uit, net als het hybride werken voor medewerkers in het zorgproces.” De voordelen ervan wegen zwaar. “Hybride werken gaat niet meer weg. De volgende stap is de inrichting van de werkplekken en faciliteiten op onze locaties.” •

En toen was de corona-pandemie er opeens, en mochten medewerkers die niet fysiek betrokken zijn bij de patiëntenzorg het ziekenhuis niet meer in. Uiteraard gold dat verbod niet voor artsen, verpleegkundigen en anderen met werk waarvoor ze op locatie aanwezig móésten zijn. Maar medewerkers in ondersteunende diensten - zoals planners, onderzoekers, ict’ers - werd gevraagd hun werk voorlopig vanuit huis te doen. Daarmee was in Amsterdam UMC het ‘hybride werken’ geboren.

“Toen duidelijk werd dat het zou misgaan, hebben we allemaal onze laptop meegenomen naar huis, plus de noodzakelijke stukken. We zeiden: “Stel dat blijkt dat je niet kunt inloggen, dan kun je tóch verder met je werk’”, zegt Marie-José Roos-Blom, wetenschappelijk onderzoeker bij de afdeling Klinische informatiekunde in het NICE-team (Nationale IC Evaluatie). Dat team onderzoekt alle digitale informatie die wordt bijgehouden over de patiëntenzorg in alle Nederlandse IC’s, met als oogmerk die zorg te verbeteren.

Improviseren
Sharon Janssen is applicatiespecialist bij het EvA Servicecentrum, dat verantwoordelijk is voor systemen zoals Epic en ‘Mijn Dossier’: “Ik werkte aanvankelijk aan de keukentafel, met mijn eigen privé-laptop, een extra beeldscherm plus laptop van het ziekenhuis; later aan een bureau. Eerst bestond er zelfs nog geen Teams voor teamvergaderingen. Dat systeem is toen heel snel opgetuigd.”

E